Порядок регистрации замены ЭКЛЗ в налоговой инспекции
Цена замены ЭКЛЗ в нашем ЦТО:
| кол-во ККМ / тип замены ЭКЛЗ | 1 ККМ | 2-3 ККМ | 4-5 ККМ | 6-10 ККМ | больше 10 ККМ |
| замена ЭКЛЗ в офисе ЦТО | 7500 руб. | 6800 руб. | 6600 руб. | 6400 руб. | 6100 руб. |
| замена ЭКЛЗ без участия клиента | 9500 руб. | 8900 руб. | 8800 руб. | 8200 руб. | 7900 руб. |
Наше ЦТО представляет Вам два вида услуг по замене ЭКЛЗ
| Порядок замены ЭКЛЗ и регистрация замены в налоговой инспекции кассовыми механиками ЦТО по доверенности от клиента | Порядок самостоятельной замены ЭКЛЗ клиентом |
| 1. Клиент ( владелец кассового аппарата) оставляет заявку в ЦТО по телефонам: 8 (812) 947-45-08 |
Пункты 2 и 3 не обязательны для некоторых налоговых инспекций
3. С подписанными документами механик едет в МИФНС и получает разрешение на замену ЭКЛЗ.
4. Механик возвращается к клиенту, производит замену ЭКЛЗ и заполняет оставшиеся документы:
5. Сотрудник ЦТО направляется в налоговую для регистрации замены ЭКЛЗ, а затем возвращается к клиенту и возвращает подписанные документы
1. Клиент ( владелец кассового аппарата) приезжает в ЦТО со следующими документами:
Пункт 2 не обязателен для некоторых налоговых инспекций
2. С подписанными документами владелец ККМ направляется в налоговую инспекцию (отдел оперативного контроля) и подписывает разрешение на замену ЭКЛЗ (выданное в ЦТО).
3. Кассовый механик выезжает к клиенту и производит замену ЭКЛЗ.
4.Владелец ККМ направляется в налоговую и регистрирует замену.
Документы, необходимые для замены ЭКЛЗ:
Обязательно:
Дополнительно (требуют не во всех налоговых)
Сроки плановой замены блока ЭКЛЗ
ЭКЛЗ рассчитана на 1 год использования плюс до конца текущего месяца и весь следующий месяц. За один месяц до конца первого года использования кассовый аппарат начинает выдавать сообщение: ЭКЛЗ близка к заполнению.
Например: прошлую ЭКЛЗ Вы заменили 15 июля 2014 года. Эта ЭКЛЗ будет работать до 15 июля 2015 года, плюс до конца месяца июля 2015 г., плюс весь август и заблокируется 1 сентября 2015 г.
ЭКЛЗ всегда блокируется ТОЛЬКО при переходе на 1-ое число следующего месяца. Например при переходе с 30 июня на 1 июля или с 28 февраля на 1 марта.
Таблица расчета замены ЭКЛЗ
| месяц активизации | начинается печать предупреждения | касса блокируется |
| Январь | 1 декабря | 1 марта |
| Февраль | 1 января | 1 апреля |
| Март | 1 февраля | 1 мая |
| Апрель | 1 марта | 1 июня |
| Май | 1 апреля | 1 июля |
| Июнь | 1 мая | 1 августа |
| Июль | 1 июня | 1 сентября |
| Август | 1 июля | 1 октября |
| Сентябрь | 1 августа | 1 ноября |
| Октябрь | 1 сентября | 1 декабря |
| Ноябрь | 1 октября | 1 января |
| Декабрь | 1 ноября | 1 февраля |
Разные кассовые аппараты по разному предупреждают о приближении срока замены ЭКЛЗ
| АМС 100К | Элвес-Микро-К, | Ладога К | Альфа 400К |
| Примерно за два месяца до блокировки на каждом кассовом чеке, а также на Z- отчетах появляется надпись: «ЭКЛЗ заполняется!» | При входе в кассовый режим появляется надпись: «ЭКЛЗ близка к заполнению» | При снятие отчетов кассовый аппарат выдает надпись: ВНИМАНИЕ, ЭКЛЗ близка к заполнению. | Сначала на Z-отчетах выдается надпись: «Внимание, ЭКЛЗ близка к заполнению. А при блокировке при включении в сеть выдается надпись: «исчерпан временной ресурс ЭКЛЗ, обратитесь в ЦТО». |
  |   | ||
| Меркурий 180К | FPrint 11К | ||
| На каждом Z-отчете выводиться надпись: ВНИМАНИЕ, ЭКЛЗ близка к заполнению. | На каждом Z-отчете выводиться надпись: ВНИМАНИЕ!ЭКЛЗ ПОЧТИ ЗАПОЛНЕНА! | ||
 |
Сроки подачи документов в налоговую на замену ЭКЛЗ
Техническое заключение и разрешение на замену ЭКЛЗ можно подписать в налоговой, начиная за 2-3 месяца до самой замены. Точный срок законодательством не определен, но если вы придете в налоговую за полгода, инспектор может криво на Вас посмотреть и не подписать разрешение.
После замены ЭКЛЗ многие налоговые ( в зависимости от района, а иногда даже от инспектора) требуют предоставлять им документы в течении 3 дней после замены ЭКЛЗ. Хотя сроки этой процедуры также не прописаны в законодательстве.
Отметка в журнале кассира-операциониста на пробитые 1,11
Отметка в паспорте кассового аппарата о замене ЭКЛЗ
В паспорте кассового аппарата механик делает отметку о замене ЭКЛЗ: вписывает туда регистрационный и заводской номер.
Порядок замены ЭКЛЗ кассовым механиком (инструкция механика)
Замена ЭКЛЗ должна проходить при наличии подписанного налоговым инспектором разрешения на замену ЭКЛЗ.
включаем ККМ, проверяем дату
снятие отчетов ЭКЛЗ:
АН/РЕ (5 раз) → 000000 → + (4 раза) → ИТ → ввести дату активизации ЭКЛЗ → ИТ → сегодняшняя дата → ИТ → ИТ
снимаем фискальные отчеты:
АН/РЕ → АН/РЕ → К → пароль налогового инспектора → + → ИТ → дата активации ЭКЛЗ → ИТ → сегодняшнее число → ИТ
→ ИТ → на вышедшем отчете отметить дату регистрации ККМ в налоговой
ИТ → дата регистрации ККМ в налоговой (из фискального отчета) → ИТ → сегодняшняя дата → ИТ → ИТ
закрываем архив ЭКЛЗ:
АН/РЕ (8 раз) → 000000 → + (6 раз) → ИТ → 1 → ИТ → выключаем кассовый аппарат
заполняем КМ-2 до замены ЭКЛЗ
вскрываем корпус, меняем ЭКЛЗ
включаем кассовый аппарат
активизируем новую ЭКЛЗ:
АН/РЕ (5 раз) → 000000 → + (5 раз) → ИТ → 00
АН/РЕ (4 раза) → 100000 → 1,11 → 1. → ИТ
Снимаем Z-отчет (запоминаем его номер):
АН/РЕ → АН/РЕ → 000000 → ИТ
Снимаем фискальные отчеты:
АН/РЕ (6 раз) → К → пароль налогового инспектора → ИТ → 1 → ИТ → номер последней смены → ИТ → ИТ → ИТ →
номер последней смены → ИТ → номер последней смены → ИТ → ИТ → + (3 раза) → ИТ → сегодняшняя дата → ИТ →
сегодняшняя дата → ИТ → ИТ
оклеиваем кассовый аппарат:
голограммой сервисного обслуживания (если ее не было до замены ЭКЛЗ)
заявление на регистрацию ККМ (перерегистрацию в связи с заменой ЭКЛЗ)
ставим отметку в паспорте ККМ, наклеиваем ответную часть марки пломбы и вписываем голограмму
заполняем учетный талон (если Ваша налоговая этого требует)
дополнительный лист паспорта версии (все, кроме Альфа 400К)
Улыбаемся и желаем хорошего дня клиенту 🙂
Чем грозит работа на кассе с просроченным фискальным накопителем?
Пользователям кассовой техники нужно быть осторожными. Если вовремя не заменить фискальный накопитель, налоговая инспекция может оштрафовать по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ (неприменение онлайн-кассы).
Верховный Суд РФ рассмотрел дело по жалобе организации, которую оштрафовали почти на 2 млн рублей за использование незарегистрированной кассовой техники.
Дело в следующем. У организации истек срок действия фискального накопителя в онлайн-кассе. Налоговая инспекция на основании п. 16 ст. 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ сняла кассовую технику с учета. Однако организация продолжила использовать незарегистрированную онлайн-кассу при расчетах с физлицами. Налоговая инспекция квалифицировала это как неприменение онлайн-кассы и оштрафовала организацию по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ.
Верховный Суд РФ (определение ВС РФ от 26.03.2021 № 305-ЭС21-1993) согласился с проверяющими, отметив, что под неприменением кассовой техники понимается и использование кассовой техники, не зарегистрированной в налоговых органах. Этот вывод следует из разъяснений Пленума ВАС РФ (постановление от 31.07.2003 № 16 «О некоторых вопросах практики применения административной ответственности…»).
Напомним, штраф по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ составляет:
для должностных лиц (включая ИП) – в размере ¼ до ½ размера суммы расчета, осуществленного без применения онлайн-кассы, но не менее 10 000 руб.;
для организаций – от ¾ до 1 размера суммы расчета, осуществленного без применения онлайн-кассы, но не менее 30 000 руб.
Замена ЭКЛЗ. Порядок действий и список документов
Лента, сохраняющая информацию обо всех кассовых операциях, имеет конечный ресурс. Когда он исчерпывается, а также при некоторых других условиях ЭКЛЗ нужно заменять. Процесс этот предприниматель не может осуществить собственными силами и средствами, он регламентируется определенными правилами и проходит по общепринятой процедуре.
Почему ЭКЛЗ нужно менять
ЭКЛЗ – это блок флэш-памяти объемом около 16 мегабайт, в который входит система генерации криптографического кода. Все операции, производимые на контрольно-кассовом механизме, заносятся в эту память, их невозможно корректировать или стереть. Очевидно, что рано или поздно ресурс памяти будет исчерпан. Производители ЭКЛЗ лимитируют запас информации, подлежащей хранению, 100 тыс. чеков.
У ЭКЛЗ есть также временной ресурс, который не зависит от объема заполнения памяти.
Любая ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение года плюс один дополнительный месяц.
По истечении этого времени после активации система автоматически блокируется.
Обязательное условие для законного использования ЭКЛЗ – своевременная замена этого блока. Порядок и условия замены регламентированы п.10 «Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации».
Условия замены ЭКЛЗ
Предпринимателю важно знать, что менять блок ЭКЛЗ нужно не тогда, когда он уже перестал функционировать, а заблаговременно.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы это время не оказалось упущенным, устройство ЭКЛЗ заранее выдает на чеках Z-отчета предупреждающую надпись о том, что память близка к заполнению. После первого появления такого уведомления обычно у предпринимателя есть около 3 месяцев для того, чтобы осуществить необходимую процедуру.
Кроме заполнения ресурса, есть и другие факторы, влекущие за собой обязательную замену ЭКЛЗ. Рассмотрим все обстоятельства, требующие немедленной замены ЭКЛЗ.
Заменяем по плану и по гарантии
Все операции с ЭКЛЗ уполномочены производить только специалисты, имеющие сертификат на подобные действия. Самостоятельно что-либо предпринимать по отношению к ЭКЛЗ предприниматель или кассир не имеет права.
Просто пришло время
О том, что настало время побеспокоиться о замене ЭКЛЗ, система проинформирует вас самостоятельно:
Определенный временной ресурс после появления предупреждений у хозяина ККМ имеется, но лучше не затягивать и своевременно начать процедуру, ведь она не так уж проста.
В случае плановой замены все расходы ложатся на плечи предпринимателя, которому придется оплатить:
ВАЖНО! Специалист приступит к работе только после погашения всех необходимых платежей. Имеющаяся задолженность или несвоевременный платеж могут сорвать плановую замену ЭКЛЗ, что обернется дополнительными неприятностями в налоговой и в итоге выльется в гораздо большие расходы в виде штрафа.
Процедура плановой замены
Итак, аппарат после распечатки Z-отчета выдал фразу о том, что память устройства скоро будет заполнена. Какие шаги нужно последовательно предпринять?
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! С момента подписания ч.1 КМ-2 и до получения второй подписи (между пунктами 5 и 7) работать на кассовом аппарате со снятой ЭКЛЗ строго запрещено.
Фирма гарантирует
Изготовитель предоставляет на проданные им блоки ЭКЛЗ гарантию. Если устройство выйдет из строя до истечения 12 месяцев после активации, и в этом не будет вины использующего его предпринимателя, поставщик осуществит гарантийную замену. При этом должны соблюдаться все следующие условия:
Порядок действий при гарантийной замене
Обнаружив неисправность в работе ЭКЛЗ до истечения гарантийного срока, необходимо предпринять следующие шаги.
Пакет документов для налоговой для замены ЭКЛЗ
Отправляясь к налоговикам для оформления разрешения на замену ЭКЛЗ, предпринимателю необходимо взять с собой:
После того, как замена произведена, это нужно зафиксировать еще одной визой налоговиков, для чего при себе необходимо будет иметь:
ПОМНИТЕ! При любой замене ЭКЛЗ снятые ленты останутся у предпринимателя. Он должен сохранять их в неприкосновенности в течение предусмотренных законом 5 лет, для чего нужно строго соблюдать условия хранения, обозначенные в паспорте ЭКЛЗ.
Что делать если ЭКЛЗ закончилось, и касса заблокировалась
Как сообщалось ранее, согласно письму МИНФИНа от 27 марта 2017 г. N 03-01-15/17554, кто не успевает получить оплаченный ФН или кассу с ним, но имеет на руках счет и договор с поставщиком, будет считаться добросовестным налогоплательщиком. При этом он сможет работать на старой ККТ, пока не заменит ее на новую с ФН или не доработает. А как быть тем, у кого срок действия ЭКЛЗ закончился, и касса заблокировалась?
Согласно письму ФНС и Минфина они также могут продолжить работу. Но для этого у них есть несколько вариантов:
Все три варианта являются нарушением правил работы с ККТ, но при наличии у вас документов, подтверждающих, что вы ожидаете поставку ФН или ККТ с ним, контролирующие органы не будут вас наказывать. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы.
Первый вариант замедлит обслуживание покупателей, но при небольшом их потоке позволит продолжить работу с наименьшими затратами. Но нужно помнить, что «мягкие чеки», выписанные от руки, дают сотрудникам дополнительные возможности для злоупотреблений.
Второй вариант никак не снизит скорость обслуживания покупателей и уровень сервиса, т.к. чеки будут все также печататься автоматически, но, как мы уже указывали ранее, далеко не все модели кассовых аппаратов поддерживают такую функцию, как отключение ЭКЛЗ и перевод в режим принтера чеков.
Третий вариант подойдет всем и позволит продолжить работу в старом режиме в ожидании перехода на on-line, но при этом предприятию придется купить новую ЭКЛЗ, понимая, что эти затраты оно понесет впустую и ее придется выкинуть через несколько недель. Хотя цены на ЭКЛЗ скорее всего будут снижены, т.к. этот товар и так уже никому не нужен, а продать ее клиенту даже по бросовой цене для ЦТО лучше, чем просто выкинуть.
Мы рекомендуем всем своим клиентам исходить из худшей ситуации, при которой положение с поставкой ФН на рынок не улучшится до осени, когда основная потребность в них уже будет удовлетворена, а производства выйдут на приемлемый уровень производительности. Чтобы доработать до этих светлых времён, убедитесь, что ваша касса не заблокируется при окончании в ней срока действия ЭКЛЗ. Это может случиться уже 1 мая, 1 июня или 1 июля. Обычно за месяц до окончания срока действия ЭКЛЗ информация об этом начинает выводиться на кассовую ленту.
Убедитесь, что вы заключили договор на поставку ФН датой, более ранней, чем срок окончания действия текущей ЭКЛЗ.
Закончилась ЭКЛЗ. Что делать если еще не успели перейти на Онлайн ККТ.
С 1 февраля 2017 года ФНС перестала регистрировать кассы с ЭКЛЗ, теперь ставят на учет только онлайн-кассы с фискальным накопителем.
Срок перевода всех касс с ЭКЛЗ на онлайн режим назначен на 1 июля 2017, а для организаций и предпринимателей, которые освобождены от использования контрольно-кассовой техники, назначен срок установки онлайн-кассы на 1 июля 2018 года.
Для организаций и ИП, которые торгуют алкоголем и/или пивом был назначен срок установки ККТ на 01.04.2017 г.
Если у организации кончается ЭКЛЗ, а это, как правило, первое число 13 месяца со дня активации, для продолжения работы на кассе, нужно ее модернизировать до онлайн-ККТ, установив фискальный накопитель или приобрести новую кассу, со встроенным фискальным накопителем и поставить ее на учет в ФНС.
В связи с массовым переходом на онлайн-кассы, острой необходимостью фискальных накопителей и действиям спекулянтов, сложился серьезный дефицит фискальных накопителей. По состоянию на 1 мая 2017 года, срок отгрузки оплаченных ФН может достигать 90 дней.
По данным Министерств, отвечающих за переход на онлайн-кассы, на 01.05.2017 было выпущено 600 тыс. фискальных накопителей, из них 300 тыс. поставлено на учет, остальные хранятся на складах и ждут своего владельца.
На территории РФ зарегистрировано порядка 1,2 млн. касс, соответственно для своевременного перехода, нужно выпустить еще 600 тыс. фискальных накопителей за короткий период май-июнь. Конечно, производители ФН не справятся с таким объемом.
Отсюда возникает вопрос:
Что делать если закончилась ЭКЛЗ, а фискального накопителя еще нет из-за больших сроков поставки?
ФНС наблюдая сложившуюся ситуацию по стране, заверяют на своих семинарах, что не будут применять санкции в отношении добросовестных предпринимателей, а все силы будут брошены на консультации в области перехода но новые онлайн-кассы.
Кто такие добросовестные предприниматели?
К добросовестным предпринимателям можно отнести тех лиц, которые сделали все возможное, чтобы соблюсти требования законодательства. Например заключили договор на поставку фискального накопителя или онлайн-кассы со встроенным фискальным накопителем. К таким предпринимателям не будут применять санкции, об этом сказано в абзаце 5 письма Министерства Финансов РФ N 03-01-15/17554 от 27 марта 2017.
Так же аналогичная позиция была опубликована в письме ФНС от 6 апреля 2017 г. N ЕД-4-20/6453
Если проанализировать оба письма, следует сделать вывод, что контролирующие органы не заинтересованы в назначении санкций для предпринимателей, а силы брошены на информирование, в первую очередь тех предпринимателей, которые торгуют алкоголем, потому что их обязали использовать контрольно-кассовую технику со стороны профильного закона 171-ФЗ с 01.04.2017.
Если у Вас закончилась ЭКЛЗ или Вы не использовали ККТ, но должны начать использовать, у Вас заключен договор на поставку ФН или онлайн-кассы с ФН, Вы можете продолжить работу, выписывая покупателям товарные чеки или перевести вашу ККТ в режим печати чеков без ЭКЛЗ.
Эта позиция опубликована в письме ФНС ММВ-20-2096 от 27.06.2017
Это будет нарушением 54-ФЗ, но санкций к Вам применяться не будут.
30.05.2017 было опубликовано письмо Минфина №03-01-15/33121, в котором сказано, что не будут применять штрафные санкции к добросовестным предпринимателям, которые сделали все возможное, чтобы соблюсти закон.
Добросовестным предпринимателем признается тот, у которого заключен договор и оплачен счет на поставку новой онлайн-кассы с фискальным накопителем или на модернизацию старой кассы до онлайн-ККТ, а задержка получилась по причине несвоевременной поставки фискального накопителя.
 |