Эти три типа контролирующих действий называют упреждающим контролем, сопровождающим контролем и контролем с обратной связью
Контроль, направленный на выявление и предотвращение возможных отклонений, называется упреждающим контролем.
Иногда его называют предварительным или превентивным контролем, поскольку он служит проверке входящих потоков ресурсов – человеческих, материальных и финансовых. Цель упреждающего контроля состоит в том, чтобы гарантировать такое качество входящих ресурсов, которое позволит организации избежать проблем при выполнении стоящих перед ней задач.
Упреждающий контроль можно проиллюстрировать на примере подбора и найма новых работников. Организации стремятся повысить вероятность того, что нанимаемые работники будут соответствовать установленным требованиям. Для этого в процессе найма организация пытается определить, кто из кандидатов обладает необходимыми навыками.
Контроль, предусматривающий мониторинг текущей деятельности сотрудников организации и направленный на проверку соблюдения ими принятых стандартов, называется сопровождающим или сопутствующим контролем.Сопровождающий контроль призван оценивать текущую деятельность. В его основе лежат нормативные показатели, а также правила и руководящие положения по выполнению рабочих задач и поведению сотрудников.
Например, на многих производственных предприятиях используются устройства для контроля соответствия выпускаемой продукции стандартам качества. Работники следят за результатами измерений: если в какой-то точке производственного процесса происходит отклонение от заданного стандарта, сотрудники вносят корректировки сами или сообщают о возникновении проблемы тем, кто отвечает за данный этап процесса.
Другие формы контроля связаны с воздействием организации на работников. На поведение людей влияют культурные нормы и ценности организации, равно как и нормы коллег по работе или команды. Сопровождающий контроль включает и самоконтроль, когда сотрудник, руководствуясь собственными принципами, сам следит за своим поведением.
КОНТРОЛЬ С ОБРАТНОЙ СВЯЗЬЮ.
Контроль с обратной связью (контроль после действия, контроль по результатам) фокусируется на результатах деятельности организации, в частности – на качестве готовых товаров и услуг. Оценка результатов работы также является одной из форм контроля с обратной связью. Менеджеры оценивают результаты труда работников, чтобы понять, соответствуют ли они установленным стандартам.
Помимо собственно производства товаров и оказания услуг компании должны получать прибыль – даже некоммерческие организации должны эффективно выполнять свою миссию. По этой причине контроль с обратной связью часто связан с оценкой финансовой деятельности. Разновидностью такого контроля можно считать, например, бюджетирование: менеджеры следят, укладываются ли они в бюджетные рамки, и в случае необходимости вносят поправки.
Понятие функции контроль. Упреждающий и результирующий контроль. Задачи стратегического, тактического и оперативного контроля
В процессе контроля на основе информации о текущих результатах деятельности сравниваются реально достигнутые и плановые результаты.
Контроль — это процесс наблюдения за изменениями внешней и внутренней среды организации.
Для осуществления контроля необходимо наличие:
а) объективных и существенных контролируемых показателей;
б) критериев, позволяющих классифицировать отклонения от показателей как существенные и опасные либо как допустимые;
в) системы и процедуры контроля.
Мониторинг — это система постоянного наблюдения за отдельными составляющими внешней или внутренней среды предприятия с целью сбора и обработки соответствующей информации.
Контроллинг — это система непрерывного планирования, контроля и анализа, ориентированная на эффективность управления и прибыльность предприятия. Его часто определяют как внутренний финансовый контроль, как организуемый процесс проверки исполнения и обеспечения реализации всех управленческих решений.
Главная задача контроля — количественная и качественная оценка результатов работы организации, ее подразделений и сотрудников с обязательным устранением выявленных отклонений.
Типы контроля. По характеру воздействия на объект контроля выделяются упреждающая и результирующая формы контроля.
Упреждающий контроль направлен на предупреждение отклонений и сбоев. С этой целью выявляются отклонения в происходящих процессах от нормы, моделируются возможные негативные последствия, осуществляются необходимые корректировки действий для предотвращения нежелательных последствий.
Результирующий контроль констатирует полученные результаты. Он не может исправить, изменить уже произошедшее событие, поскольку является запаздывающим, но позволяет сделать выводы, чтобы избежать повторения допущенного просчета в будущем.
Контроль тесно связан с функцией планирования. В процессе управления временные периоды реализации функций планирования и контроля должны совпадать. В этой связи по аналогии выделяют стратегическую, тактическую и оперативную формы контроля.
Стратегический контроль необходим для оценки и регулирования деятельности организации с позиций достижения долгосрочных целей и установления взаимоотношений организации с внешней средой. Он концентрирует внимание не на содержании тех или иных действий, а на их способности обеспечить достижение долгосрочных целей организации.
Данный вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом. Низкая предсказуемость внешней среды затрудняет разработку стандартов и параметров контроля на длительный период, а следовательно, и осуществление контроля за их выполнением.
Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации и ее ключевых подсистем. В первую очередь оцениваются показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: ресурсов, организационной структуры и культуры. Периодичность этой формы контроля совпадает с периодами, на которые составляются тактические планы.
Оперативный контроль обеспечивает наблюдение за выполнением оперативных работ и использованием методов, избранных для реализации всех операций в организации. Его периодичность обусловлена процессами оперативного планирования. Выделяют три этапа оперативного контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по трем ключевым видам ресурсов, необходимых для нормального протекания процессов: человеческим, материальным и финансовым. Это контроль на входе процесса, обеспечивающий максимальное соответствие требуемым стандартам и нормам ресурсов.
Текущий, или производственный, контроль ведется по ходу выполнения всех этапов и процедур самого процесса производства. Он позволяет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их возникновения, принимать меры по их устранению и обеспечивает обратную связь в процессе производства.
Заключительный контроль — результирующий. Он констатирует качество результата, полученного по завершении процесса производства (например, качество продукции, оценку выполнения работы, оперативного плана или задания человеком, подразделением или организацией). Результирующий контроль осуществляется путем сравнения полученных результатов с плановыми.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Упреждающий контроль
Упреждающий контроль можно проиллюстрировать на примере подбора и найма новых работников. Организации стремятся повышать вероятность того, что их будущие работники будут соответствовать требованиям. Для этого в процессе най ма организация пытается определить навыки, квалификацию кандидата. С этой целью могут использоваться различные тесты и другие способы отбора. Многие организации проверяют кандидатов и работников на употребление наркотиков, дабы определить их способность работать не только эффективно, но и безопасно. Еще один тип упреждающего контроля — идентификация и управление рисками. Банки, например, прежде чем предоставить крупный кредит, требуют множество разных документов. Крупные бухгалтерские и аудиторские фирмы тем и полезны для своих клиентов, что не только оценивают полученные ими финансовые результаты, но и помогают установить риски, которым те сознательно или несознательно подвергаются.
Сопутствующий контроль
 Объект контроля Объект контроля Объект контроля |
 Рис. 20.1. Объект организационного контроля |
Контроль, который состоит в мониторинге текущей деятельности сотрудников организации и направлен на проверку соблюдения ими принятых стандартов, называется сопутствующим контролем.
же правила и руководящие положения по выполнению рабочих задач и поведению сотрудников.
Например, на многих производственных предприятиях существуют устройства, контролирующие, соответствует ли выпускаемая продукция стандартам качества. Работники следят за их показаниями; если в какой-то точке происходит отклонение, сотрудники вносят корректировки сами или сообщают о возникновении проблемы тем, кто отвечает за участок. С развитием технологий сопутствующий контроль начинает применяться и в сфере услуг. Например, в магазинах Beall’s, Sunglass Hut и Saks применяется специальное программное обеспечение, контролирующее все операции с кассовыми аппаратами. Цель — предотвратить воровство со стороны работников. Компании-грузоперевозчики, например Schneider National и Covenant, с помощью компьютеров отслеживают местонахождение своих автомобилей и статус заказов.
Другие формы сопутствующего контроля связаны с воздействием организации на работников. На поведение людей влияют культурные нормы и ценности организации, равно как и нормы коллег по работе или команды. Сопутствующий контроль включает и самоконтроль, когда сотрудник, руководствуясь собственными принципами, сам следит за своим поведением.
Упреждающий контроль что это
для тех, кому интересно условие задачи:
«Вопрос Четыре
Колледж предоставляет обучение студентам, готовящимся к сдаче экзаменов одной из профессиональных организаций. Колледж уверен в качестве своего обучения, и поэтому предлагает студентам возможность посещать последующую сессию занятий бесплатно в случае, если они не сдадут экзамен. В виде гарантии своего обязательства по обеспечению качества обучения колледж указывает, что в каждом классе будет не более 30 студентов. Однако в последние годы в классах наблюдается резкое увеличение количества студентов не сдавших экзамен.
Руководство колледжа заявило о намерении увеличить прибыль в течение текущего года на 10%. Для достижения этой цели руководство хочет сократить контактное время в классе на 15%, а также руководство заявило, что новые студенты должны составлять 80% от общего количества студентов в каждом классе (т.е., процент студентов не сдавших экзамены должен составлять не более 20%).
Посередине курсов было сообщено, что контактное время в классе на 20% ниже, чем в то же время в предыдущем году. Также сообщалось, что на промежуточных экзаменах, проводимых в то же время, процент сдавших экзамены составил в среднем 60% по каждому предмету. В результате данного отчѐта было решено предоставить студентам дополнительные занятия и обучить их навыкам сдачи экзаменов.
Задание:
Проиллюстрируйте различия между упреждающим контролем и выявляющим контролем, используя информацию, представленную выше. (10 баллов)»
Если бы отчетные точки были в середине года, то это был бы выявляющий контроль. Но по условию задачи речь идет только о целевых годовых показателях (у нас нет плановых полугодовых показателей), поэтому в середине года мы никак не можем сделать выявляющий контроль. Выявляющиим называют контроль, который осуществлен пост-фактум, т.е. когда наступила отчетная дата. Вы не можете (уже нет на это времени) влиять на показатель, Вы можете констатировать отклонение (ну см. выше, что такое контроль), оценить его и проанализировать при необходимости.
Эффективный Черчилль.
Упреждающий контроль.
Для предотвращения серьезных проблем в будущем Черчилль нередко начинал осуществлять контроль еще до начала работ. Например, при подготовке операции высадки союзников в Нормандии в 1944 году британский премьер взял под жесткий контроль не только саму операцию, но и ее подготовительную часть.
«Как обстоят дела с планами по артиллерийскому обстрелу прибрежных районов? — теребил Черчилль военно-морского министра. — Вы можете предоставить мне записку, описывающую текущее положение? На основе ее я смогу решить, необходимо ли проводить еще одно совещание на эту тему»[338].
Политика особенно беспокоила ситуация с переброской к берегам Туманного Альбиона танкодесантных барж, с которыми напрямую связывался успех предстоящей десантной операции. Буквально через две недели после окончания Тегеранской конференции, на которой наконец-то был решен вопрос с открытием второго фронта, Черчилль направил в комитет начальников штабов следующий запрос:
МЕНЕДЖМЕНТ ПО ЧЕРЧИЛЛЮ: для предотвращения серьезных проблем в будущем Черчилль нередко начинал осуществлять контроль еще до начала работ.
Ни одно из десантных судов на Средиземном море абсолютно не использовалось (для десантных операций) в течение трех месяцев. Их не перебросили на родину для подготовки к операции „Оверлорд“, их не использовали для захвата островов в Эгейском море и в битве за Италию. Даже в этой войне найдется мало примеров столь расточительного отношения к таким ценным средствам»[339].
Следя за приготовлениями к самой крупной десантной операции в мировой истории, Черчилль старался держать под контролем не только основные процессы, но и всевозможные нюансы.
«Вчера генерал Беделл Смит сообщил мне о высоких ценах на аренды квартир и маленьких домов для американских офицеров, — писал он своему заместителю в правительстве Клементу Эттли. — Квартира средних размеров стоит двадцать восемь фунтов в неделю, а маленький дом — тридцать пять. Я не вижу причин, почему американцы не могут платить справедливую и честную цену, что они в принципе и готовы делать. Я не думаю, что следует попустительствовать вымогательству и наживе. Я не уверен, кто за это отвечает, но будете ли вы так добры взять это под свой контроль и держать меня в курсе — во-первых, насчет фактов и, во-вторых, исправлена ли ситуация»[340].
Столь тщательный контроль до непосредственного начала реализации намеченных планов может показаться нецелесообразным, но, по мнению Черчилля, именно от степени подготовки операции и устранения всевозможных проблем зависел ее дальнейший успех. Этой же точки зрения придерживаются и авторы современной концепции упреждающего, или, как его еще иногда называют, превентивного, контроля. «Проведение упреждающего контроля является очень эффективным инструментом, — подчеркивают они, — поскольку в ходе его проведения менеджерам удается предотвратить проблему, а не исправлять ситуацию»[341]. Профилактика, как известно из медицины, всегда дешевле и эффективней, чем лечение.
МЕНЕДЖМЕНТ ПО ЧЕРЧИЛЛЮ: тщательный контроль до непосредственного начала реализации намеченных планов может показаться нецелесообразным, но, по мнению Черчилля, именно от степени подготовки операции зависит ее дальнейший успех.