Подписание и отказ в подписи
Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.
Подписать (отказать в подписи) можно как один документ, так сразу и несколько документов:
Для подписания (отказа в подписи):
«Подписать и завершить документооборот» ( чтобы подписать документ) ;
При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.
«Отказать» → «Отказать сотруднику в запросе подписи» (чтобы отказать и отослать документ сотруднику, отправившему на подписание) или « Отказать» → «Отказать контрагенту в подписи документа» (чтобы отправить отказ контрагенту по документу (документам).
В открывшемся окне подтвердите подписание или отказ в подписи с указанием причины отказа.
Если у пользователя несколько сертификатов электронной подписи и ни один не выбран для подписания документов, выберите нужный с помощью ссылки « выбрать». Заполните «Полномочия подписанта» и данные по документу.
В окне выбора сертификата установлен флажок «Запомнить мой выбор в текущей организации». Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости флажок возможно снять.
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.
Почему нужно подписывать извещения о получении
Что такое извещения и для чего они нужны
Обмен счетами-фактурами регламентирован приказом 14Н, в котором описано какие служебные документы должны быть сформированы, подписаны и отправлены.
Один из таких служебных документов — извещение о получении. Оно формируется при получении документа. Извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным и составляется по согласованию сторон.
Извещение гарантирует, что документ доставлен до получателя без ошибок. Полную схему документооборота счетов-фактур можно посмотреть в Руководстве пользователя.
Почему раньше не нужно было подписывать извещения
Извещения формировались, подписывались и отправлялись всегда, но в случае с сертификатами на железном носителе это происходит автоматически и незаметно для пользователей. С сертификатом DSS полностью автоматически подписывать извещения нельзя из-за необходимости подтверждать операции в приложении на телефоне.
Как подписать извещение
Если у пользователя по умолчанию выбран сертификат на железном носителе, извещения подписываются автоматически, ничего делать не надо.
Если по умолчанию выбран сертификат DSS, необходимо подписывать извещения. Это можно сделать так:
подписать любой документ в ящике, тогда все извещения для остальных документов подпишутся автоматически
или нажать на кнопку “Подписать” внизу экрана.
Что будет, если не подписывать извещения
Согласно постановлению 14Н извещение о получении счета-фактуры не является обязательным. И все же мы рекомендуем извещения подписывать и отправлять, чтобы избежать возможных проблем.
Документооборот счетов-фактур и УПД не будет завершен без подписанных извещений. Документы могут быть неверно обработаны в интеграционных решениях.
Где в Диадоке можно посмотреть извещения
Получение счета-фактуры
Вы просматриваете старую версию данной страницы. Смотрите текущую версию.
Согласно приказу Министерства финансов № 50-н от 25.04.2011 при получении счета-фактуры, а также подтверждений Оператора, нужно подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически.
При статусе документа Требуется отправить заявление автоматическое подписание и отправка документа не происходит, пока не будет отправлено заявление об участии в электронном документообороте. Для отправки заявления откройте счет-фактуру, нажмите на кнопку Заполнить заявление на красном фоне, заполните его и отправьте.
Счет-фактура должен пройти все этапы документооборота. Чтобы посмотреть на каком этапе документооборота находится счет-фактура, откройте окно просмотра документа, нажав на ссылку с его названием в списке документов.
Процесс обмена счетами-фактурами в Диадоке описан в статье Обмен счетами-фактурами.
Если в списке документов слева от названия документа отображается значок:
— это означает, что этот счет-фактуру обрабатывает другой пользователь (документ им открыт или отмечен флажком). При наведении курсора мыши на значок появляется подсказка с именем пользователя, который работает с документом.
Как подписать документ электронной подписью?
Электронная подпись (ЭП) — это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро» при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. Подписание — это процесс формирования данного файла электронной подписи для конкретного документа. Таким образом, частый вопрос «Как поставить электронную подпись на документ» выглядит своеобразным смешением понятий из области бумажного и электронного документооборота. На электронный документ подпись не ставится, она для него формируется.
Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи.
Если на ПК, съемном носителей или в реестре — он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Диадока, система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи.
Диадок работает с квалифицированной электронной подписью (КЭП). То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре, например УЦ Контура. С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.
Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Это зависит от того, как именно она прикреплена к документу. Отсоединенная подпись формируется в отдельном от документа файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит и саму подпись, и документ, к которому она относится.
Диадок сможет проверить оба типа подписи на входящих документах, но для тех документов, которые подписываются в нем, он формирует отсоединенную подпись. Кстати, чтобы подать обращение и документы в электронном виде в суд, требуется именно этот тип подписи.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Работа с Диадок
При подключенном модуле Диадок пользователи могут обрабатывать юридически значимые документы вручную или в рамках бизнес-процессов. В первом случае для этого можно использовать кнопки подписания и отправки на карточке. Во втором необходимо настроить маршруты в дизайнере.
Мы рекомендуем использовать именно второй подход, т.к. это обеспечивает прозрачность работы и контроль. За каждый этап маршрута, включая подписание и отправку в Диадок, будет отвечать конкретный сотрудник. Можно ограничить сроки отправки и настроить эскалации на случай, если работа не будет выполнена вовремя. Вы также можете получать уведомления о подписании документов контрагентами. При этом сообщения приходят в ленту ELMA365.
Для подписания документов требуется электронная подпись. Ее можно запросить у Диадок или оформить у КриптоПРО.
Подписать исходящий документ вручную
Допустим, вам необходимо заключить исходящий договор. Вы подписываете его со своей стороны и отправляете в Диадок нужному контрагенту. Тот в свою очередь подписывает договор и отправляет его обратно в ELMA365. Такой договор будет иметь полную юридическую силу, так как подписан квалифицированной подписью. У договора есть печатная версия — в ней дополнительно указаны все атрибуты подписи. Ее можно скачать на карточке документа.
Чтобы подписать исходящий документ, откройте карточку документа и на верхней панели нажмите на значок 
.
При этом операционная система попросит вас разрешить доступ к сертификату для подписания, после чего появится всплывающее окно с настройками.
2. В поле Контрагент укажите ИНН контрагента, которому отправляется документ. Обратите внимание, к выбору доступны только те контрагенты, с которыми у вас настроена связь в Диадоке.
Подписать входящий документ вручную
Сменить статус
В ELMA365 у элементов приложения есть статусы, они помогают отслеживать жизненный цикл документов. В Диадоке так же есть свои статусы, например, «Документооборот завершен», «Требуется подпись», «Подписан».
Соответствие между статусами ELMA365 и Диадока вы можете установить при настройке модуля. Тогда при смене статуса Диадок, также поменяется и статус элемента приложения в системе.
Если у вас настроен маршрут документ, то вы можете приостанавливать его выполнение до тех пор, пока документ не получит определенный статус. Дополнительно о применении этой настройки читайте в статье Ожидание статуса.
Загрузить протокол
Вы можете скачать версию документа для печати с полной информацией об электронной подписи. Для этого на карточке документа размещены ссылки: Протокол и Протокол и подпись.
Работа с документами в бизнес-процессе
Все вышеуказанные действия с документами можно включить в бизнес-процессы документооборота. Для этого в системе предусмотрены следующие элементы:
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас