Излишки денежных средств в кассе: причины, оприходование
Работа с кассой организации требует особой внимательности и постоянного подсчета, но все равно при инвентаризации иногда обнаруживают излишек денежных средств. То есть фактически денег больше, чем зафиксировано на бухгалтерском счете 50.
Причины образования излишка в кассе
Излишек в кассе по серьезности ничем не уступает недостаче. Собственники бизнеса иногда думают, что найти в кассе деньги — это лучше, чем их недосчитаться. Но фактически излишки или недостачи говорят о несоблюдении кассовой дисциплины.
За ведение кассы отвечает материально-ответственное лицо — кассир или бухгалтер-кассир. Он обязан обеспечить достоверность учета всех поступлений и расходов денежных средств. Причины образования излишков могут быть разные, например:
Обычно излишек в кассе связан с ошибкой в бухгалтерском учете какой-либо операции. Поэтому закрывать глаза на найденные деньги не стоит.
Инвентаризация кассы для обнаружения излишков
Излишек в кассе обычно выявляют в результате инвентаризации. Сроки и порядки инвентаризации кассы организация устанавливает самостоятельно, но есть три ситуации, когда инвентаризация денежных средств обязательна:
Инвентаризацию можно запланировать, а можно провести внезапно. К первому варианту бухгалтер-кассир может подготовится и устранить все нарушения. А второй вариант обычно вскрывает всю правду. Например, внеплановая проверка может показать, что сотрудник несвоевременно отражает кассовые операции в бухгалтерском учете. Из-за этого остаток кассы на конец дня может быть постоянно недостоверен.
Ограничений не внеплановую проверку нет. Ее можно проводить ежедневно. Поводом могут служить жалобы покупателей, сотрудников и так далее.
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации руководитель издает приказ, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии и причину проверки. При инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности приказ издавать не нужно.
На инвентаризации кассы вместе с комиссией присутствует материально-ответственное лицо — кассир. Перед началом проверки он передает комиссии приходные и расходные кассовые ордера и подтверждает, что он оприходовал все поступившие в кассу ценности и списал выбывшие. Факт передачи и отражения всех операций фиксируется распиской.
В дальнейшем комиссия приступает к пересчету денежных средств и документов. По результатам составляют инвентаризационную опись по форме ИНВ-15.
Подробнее про инвентаризацию кассы и ее результаты мы писали в статье «Инвентаризация кассы».
При обнаружении излишка комиссия должна установить причины их образования.Поэтому она запрашивает у сотрудников, ответственных за ведение кассы, объяснительную записку.
Объяснительная записка при обнаружении излишка
Материально-ответственное лицо не может отказаться от предоставления пояснений. Записку сотрудник составляет в свободной форме, где расписывает все обстоятельства и факты, которые привели к образованию излишка.
Объяснительная состоит из двух частей. Первая — фактическая. Здесь описывают сам факт инвентаризации: дату проведения, состав комиссии, сумму излишка.
Вторая часть — пояснительная. Здесь ответственное лицо указывает причины, по которым была допущена недостача. Кассир расписывает сугубо факты, домыслы и предположения недопустимы.
В документе обязательно указывают следующие реквизиты:
Составляют пояснительная записка в двух экземплярах. Каждый экземпляр визирует руководитель. Один экземпляр остается у него, а второй — у кассира.
Оприходование излишков денежных средств
Основанием для оприходования денежных средств служит акт инвентаризации по форме ИНВ-15. Излишек денег включают в прочие доходы компании (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Найденные деньги в налоговом учете фиксируют на дату оформления результатов инвентаризации как внереализационный доход (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).
При оприходовании излишков налички бухгалтер делает следующую проводку:
| Дебет | Кредит | Описание |
|---|---|---|
| 50 | 91 | Оприходован излишек налички в кассе |
Штраф за излишки
Излишек в кассе не говорит о том, что сотрудники похищают деньги компании. Однако это говорит о нарушении кассовой дисциплины со стороны персонала, то есть о несоблюдении должностных обязанностей по ведению кассы.
Например, если факт неоприходования налички в кассу обнаружит налоговый инспектор, он вынесет штраф по статье 15.1 КоАП РФ в следующих размерах:
Поэтому кассиру, допустившему нарушение кассы, тоже можно вынести штраф, предупреждение или выговор на усмотрение руководителя.
Для учета операций с наличными деньгами рекомендуем вам облачный сервис Контур.Бухгалтерия. Программа проста и понятна для использования, по кассовым операциям будет проще совершать правильные проводки, а с помощью оборотно-сальдовых ведомостей в сервисе вы сможете найти ошибки в учете. Всем новичкам мы дарим бесплатный пробный период на 14 дней.
Лишних денег в кассе не бывает
Найти в кассе фирмы неучтенные деньги налоговые инспекторы считают удачей. Но только до тех пор, пока вы их в этом не разубедите
Проверка кассы без пересчета наличных денег – явление редкое. Если по ее итогам у фирмы обнаружатся лишние деньги, готовьтесь к обороне. Такие факты без внимания ревизоры не оставляют.
Скажите им «до свидания»
Получить доступ к наличным деньгам инспекторы могут, проверяя применение фирмой контрольно-кассовой техники. Свое право пересчитать деньги в кассе ККМ ревизоры объясняют статьей 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Дело в том, что эта статья разрешает налоговикам «осуществлять контроль за полнотой учета выручки». Однако конкретные полномочия инспекторов в ходе этих проверок законодательство не устанавливает. Поэтому они стараются использовать свои возможности по максимуму.
Сначала инспекторы требуют представить им все документы, связанные с работой на кассовой машине. Это журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты, акты возврата неиспользованных чеков и т. п. Затем ревизоры сверяют показания на контрольной ленте с кассовой выручкой. Для этого они снимают показания X-отчета. Разница между пробитой в нем суммой на момент проверки и суммой на начало рабочей смены (по записи в журнале кассира-операциониста) – это выручка, которую фирма пробила по ККМ в день проверки. Эта сумма должна совпадать с количеством наличных денег в кассовом ящике машины.
Однако законных оснований взыскивать эти штрафы у налоговой инспекции нет. Подтвердить это можно такими аргументами.
Начнем со штрафа по статье 14.5 КоАП. Назначить его инспекция может, только если фирма вообще не использует кассовый аппарат. Случаи, которые говорят об этом нарушении, четко прописаны в постановлении Президиума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. № 16 (их перечень вы можете посмотреть на стр. 34 этого номера журнала). Такого пункта, как хранение в кассе ККМ лишних денег, в этом перечне нет. Поэтому штрафовать фирму за неприменение ККМ на этом основании инспекция не имеет права.
Теперь о штрафе за неоприходование наличной выручки. Этот штраф также нельзя признать законным. Дело в том, что, назначая его по итогам проверки применения фирмой ККТ, инспекция превышает свои полномочия. Объясним почему. Как известно, правила оприходования наличной выручки установлены Порядком ведения кассовых операций (утвержден решением совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Этот документ не относится к законодательству о контрольно-кассовой технике. Поэтому за нарушение установленных в нем требований нельзя оштрафовать по итогам проверки соблюдения фирмой законодательства о ККТ.
В департаменте организации налогового контроля МНС России считают, что выяснять, приходует ли фирма наличную денежную выручку, инспекторы должны в рамках полномочий, установленных Налоговым кодексом. Как известно, там предусмотрены два вида проверок: камеральные и выездные. Таким образом, оштрафовать фирму за неоприходование наличной выручки инспекция может только по их итогам. Эту позицию МНС подтверждает и документально (письмо от 27 апреля 2004 г. № 33-0-11/311). Правда, это письмо адресовано Управлению МНС России по Республике Башкортостан. Поэтому обязательным к исполнению оно является только для инспекций этого региона. В то же время позиция главного налогового ведомства в нем выражена четко, поэтому в споре с ревизорами вы можете на это сослаться. Если же ваша налоговая инспекция откажется следовать приведенным в нем разъяснениям, можно поступить и так. Направьте в МНС официальный запрос от имени своей фирмы. В нем опишите свою конкретную ситуацию, укажите название фирмы, ее реквизиты, а также поставьте подпись, печать и дату составления письма. Чиновники из МНС должны будут рассмотреть его в течение месяца. Ответ они пришлют вам по почте заказным письмом. Такое письмо поможет вам выиграть спор с вашей инспекцией.
Чтобы опротестовать незаконно назначенный штраф, действуйте так. Когда инспектор предложит вам подписать составленный им протокол, сделайте в нем оговорку о своем несогласии с результатами проверки. В графе «Объяснение нарушителя» запишите свои аргументы. Если после этого инспекция все же предъявит вам постановление о наложении штрафа, вы можете обжаловать его в вышестоящем налоговом органе или арбитражном суде.
Поговорим при встрече
Таким образом, реальная возможность оштрафовать фирму за неоприходование наличных денег появляется у инспекции только при выездной налоговой проверке. В ходе нее ревизоры имеют право провести инвентаризацию имущества. Для этого налоговый инспектор предъявляет руководителю фирмы распоряжение о проведении инвентаризации. В нем должны быть указаны причины и сроки инвентаризации, состав комиссии и перечень имущества, которое подлежит пересчету.
Инвентаризация кассы проходит так. Сначала вас попросят представить все кассовые документы. Это приходные и расходные ордера, кассовая книга, а также бумаги, связанные с работой на ККМ, – журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты и т. п. На них налоговики поставят свою визу с пометкой «до инвентаризации».
Затем кассиру предложат дать расписку о том, что к началу инвентаризации все кассовые документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие в кассу деньги оприходованы, а выданные из кассы – списаны в расход. Имейте в виду: кассир может отказаться давать эту расписку – никакой ответственности за это не предусмотрено.
По результатам инвентаризации налоговики составляют ведомость. В ней они указывают сумму денег, которая находится в кассе на момент проверки. Если по итогам проверки в кассе обнаружится излишек, ревизоры могут расценить его как неоприходованную наличную выручку. Результат этого вывода предсказуем: инспекция снова попытается оштрафовать вас по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Однако и в этом случае сделать это будет непросто.
Сначала инспекции придется доказать, что лишние деньги в кассе – это действительно неучтенная наличная выручка. Установить это можно, выявив, что сумма принятых в кассу денег не соответствует количеству проданных товаров. Для этого нужно сопоставить первичные кассовые документы с документами по движению товаров и материалов на складе (накладными, товарными отчетами и т. п.). Если же налоговая инспекция не проведет такую работу, то оснований для штрафа у нее не будет (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 августа 2003 г. по делу № А13-1896/03-23АП).
Михаил Соломин, главный госналогинспектор департамента организации налогового контроля МНС России:
«Неоприходованную денежную наличность можно обнаружить только в главной кассе организации. Поэтому неучтенные деньги в кассе ККМ еще не говорят о нарушении по статье 15.1 КоАП. Кроме того, выявлять нарушения по этой статье инспекторы могут только в рамках Налогового кодекса, то есть при выездной налоговой проверке».
Дмитрий Северов, адвокат:
«То, что в кассе лежат неучтенные деньги, еще не значит, что фирму оштрафуют по статье 15.1 КоАП. Прежде чем сделать выводы о нарушении, инспектор должен учесть все свидетельские показания. Это условие помогает многим фирмам избежать проблем при проверке.
Делается это так. Прикиньте максимальную сумму лишних денег, которая может оказаться в кассе фирмы. Затем оформите от имени кассира заявление на имя руководителя. В нем кассир обращается с просьбой разрешить ему хранить в кассе свои личные сбережения. В качестве суммы укажите количество денег, достаточное для подстраховки. Все это благополучно скрепите разрешительной подписью директора.
Таким образом, кассир в любой момент может объяснить, что неучтенные деньги в кассе принадлежат ему. А на все заявления инспектора о том, что это не положено, отвечайте: мол, извините, мы не знали, так получилось и т. п. Дело в том, что такое нарушение кассового порядка – не более чем дисциплинарный проступок. Никаких санкций за него законодательство не предусматривает».
В. Селиверстов, юрист 
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Инвентаризация кассы
С какой целью и в каких случаях проводится инвентаризация кассы? Кто проводит инвентаризацию кассы? Каков порядок оформления результатов? Ответы на эти вопросы — в статье.
Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.
В каких случаях проводится инвентаризация кассы?
Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.
Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.
Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:
Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:
Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.
Кто проводит инвентаризацию кассы?
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).
Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).
В состав инвентаризационной комиссии включаются:
Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).
Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.
Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.
В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.
На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.
Оформление результатов проведения инвентаризации кассы
Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.
Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.
Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).
В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.
Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).
В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:
В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.
Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Излишки денежных средств в кассе
Даже при серьёзном отношении к кассовым операциям, возможны накладки, которые приведут к излишнему количеству средств в аппарате. Это не повод для паники, ведь любая ошибка может иметь вполне законные оправдания. Что делать в этом случае и как провести эту сумму по кассе, рассмотрим ниже.
Отражение излишков, обнаруженных по итогам инвентаризации кассы
Выявленные во время инвентаризации излишки денежных средств и других активов принимаются к бухгалтерскому учёту. Однако учитываться они будут по текущей рыночной стоимости, а не по ценам предыдущего периода. В итоге, на дату обнаружения излишка, его стоимость может быть как выше, так и ниже (что бывает чаще) его цены на момент возникновения.
Важно! При инвентаризации разница между фактическим наличием и данными, указанными в бухгалтерском учёте, должна регистрироваться именно в том отчётном периоде, в котором проводилась проверка.
Таким образом, в бухучёте появляется прочий доход, который нужно указать по кредиту счёта 91 (Прочие доходы и расходы) в субсчёте 91-1 (Прочие доходы). Данные операции приведены в таблице. 
Проводка излишков
В отличие от недостачи, где сразу возникают подозрения в краже или растрате средств, случай с излишком может иметь двоякую трактовку. Если в кассе наличествуют неучтённые деньги, то возможно какой-то товар продавался по неправильно указанной цене или имел место недовес. В принципе, при современных системах фиксации и проведения операций, такие случаи не должны возникать случайно.
Часто бывает так, что кассирши в небольших магазинах, при отсутствии достаточного количества необходимых разменных купюр, докладывают их в кассу из своего кошелька. Позже, ввиду забывчивости или занятости, можно вовремя не изъять разменные купюры, которые приведут к появлению излишков и последующих проблем при их обнаружении.
Реальная рыночная стоимость выявленных излишков требует подтверждения. Это делается одним из двух следующих способов:
Излишки ценностей, которые обнаружены при инвентаризации, соотносят с их рыночной стоимостью и проводят по прочим доходам: дебет 10 (или 01, 41, 50), кредит 91-1.
Как написать объяснительную
В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.
Важно! Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.
Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.
Объяснительная содержит в себе два раздела:
При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет. Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, — данные и факты.
В объяснительной обязательно указываются следующие реквизиты:
Учитывая, что установленного бланка для записки нет, она пишется в произвольной форме с учётом требований, перечисленных выше. Вот пример такого документа: 
После составления и подписи, записка (в двух экземплярах) направляется к непосредственному начальнику, который её подписывает и ставит регистрационный номер. Копию нужно оставить себе — это доказательство наличия документа и его регистрации на предприятии.
Знаете ли вы? Некоторые руководители могут подозревать, что излишек в кассе является результатом неверного оприходования товара, имеющего целью будущей его кражи. В то время как недостача, скорее всего, просто ошибка.
Штраф за излишек в кассе
При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира. В зависимости от нанесённого ущерба, это может быть выговор, лишение премии или бонуса, а в серьёзном случае и увольнение.
Нарушения кассовой дисциплины, к которым относится и неоприходование или недооприходование наличных средств, наказываются в соответствии со статьями 14.5 и 15.1 Административного Кодекса РФ. В большинстве случаев штрафуется юридическое лицо, в паре с которым идёт и должностное — руководитель организации. Для юрлица штраф составит от 40 до 50 тыс. рублей, а для руководителя — от 4 до 5 тыс. руб.
Знаете ли вы? В случае выявления нарушений у ИП, он приравнивается к должностному лицу и платит штраф, установленный для данной категории (4–5 тыс. руб.).
При небольших нарушениях или случаях со «смягчающими обстоятельствами» можно обойтись и предупреждением. Решение на основе ходатайства может принять глава межрайонной налоговой инспекции. При этом учитывается отсутствие выявленных нарушений в течение последнего года. Ходатайство пишется в произвольной форме, где руководитель указывает все факторы, которые, по его мнению, должны повлиять на смягчение наказания — от создания современного рабочего места для кассира до возможности простой человеческой ошибки.
Современные контрольно-кассовые аппараты практически исключают возможность неумышленной ошибки. Хотя, в любом случае, не стоит забывать о человеческом факторе — излишек в кассе необязательно может появиться из-за злого умысла. Возможно, квалификация кассира оказалась недостаточной или возникли какие-либо форс-мажорные обстоятельства.
Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач: видео