Эвент (ивент)
Рассказываем в статье, что такое ивент, как правильно организовать мероприятие и искать персонал для его проведения.
Что такое ивент
Event (с англ. «событие») — публичные мероприятия, которые носят развлекательный и/или рекламный характер.
Термины «event-менеджер», «event-маркетинг», «event-мероприятия» стали употреблять относительно недавно. Известный специалист в области ивент-менеджмента Джо Голдблатт отмечает, что эта профессия сформировалась в середине прошлого столетия с открытием Диснейленда в США.
В России ивент-индустрия начала развиваться в конце 20 века, когда на рынке появились компании, предоставляющие услуги организации мероприятий.
Примеры Event-мероприятий
Event-мероприятия проводятся для того, чтобы положительно влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обменяться опытом. В маркетинге ивенты считаются важными инструментами.
Одни из самых масштабных ивентов создает Red Bull. Производитель энергетического напитка ассоциируется с экстримом, активностью и свободой. Ивенты, которые проводятся под эгидой бренда — фестивали Red Bull Music, спортивные соревнования Red Bull Air Race, Red Bull Flugtag, Red Bull Cliff Diving, Red Bull King of the Air.
Ежегодно компания Apple организовывает ивенты для анонсирования новых продуктов. Это ожидаемые события, которые собирают несколько тысяч участников и гостей.
Еще один пример удачного ивента — это партнерство компании Heineken с Лигой чемпионов UEFA. На стадионах продается пиво производителя, ему посвящено рекламное время до, во время и после игр. Титульное спонсорство в престижном футбольном турнире приносит плоды — широкую узнаваемость Heineken.
Виды ивентов
Существует несколько десятков видов мероприятий:
Открытия.
Этот вид ивента значит торжественное мероприятие в честь запуска чего-то нового (салон красоты, дилерский центр, булочная — любой другой проект).
Выставки.
Их организуют для одной компании или сразу нескольких (компания становится одним из участников отраслевого ивента). В обоих случаях цель — представление продукта не только анонсируемого, но и уже вышедшего. Отраслевые выставки проводят чаще, так компании могут привлечь внимание большего количества потенциальных клиентов.
Ярмарки.
Это события, где производители выставляют товар на продажу. Часто сопровождается развлекательными мероприятиями.
Презентации.
Используют, когда хотят представить новый товар или услугу.
Праздники.
Мероприятие любого масштаба и тематики: частное, городское, спортивное. Ивенты стараются сделать зрелищными, эмоциональными и развлекательными.
Пресс-мероприятия.
В них входят все ивенты, которые предполагают участие представителей СМИ: пресс-туры, пресс-брифинги, пресс-конференции, пресс-ланчи, круглые столы. Основная цель — поделиться с журналистами важной информацией. В зависимости от выбранного формата ивент носит официальный или неформальный характер.
Мастер-класс/тренинг/семинар.
События, где эксперты обучают участников определенной дисциплине.
Фестивали, концерты.
На ивентах выступают известные люди, устраивают зрелищные номера.
Также ивенты делятся на несколько групп в зависимости от целей и аудитории:
Trade events/Торговые ивенты — это события, которые создают для клиентов и партнеров (конференции, семинары, слеты). Цель таких ивентов — донести партнерам информацию о достижении компании, выпуске новой продукции, а также улучшить имидж бренда.
Corporate events/Корпоративные ивенты — мероприятия для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, юбилеев компании и празднования других важных дат.
Special events/Специальные ивенты — события для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, рекламные туры).
Как организовать успешный ивент
Для достижения успеха мероприятия нужно:
1. Определение цели и формата мероприятия.
Поймите, чего вы хотите от ивента: рассказать о продукте компании, собрать средства, развлечь посетителей или донести знания. От этого будет зависеть и формат.
Создайте документ, в котором будет содержаться подробный план подготовки и проведения ивента: от логистики до его продвижения.
3. Составление бюджета.
В бюджете отражаются список задач, запланированные и возможные непредвиденные расходы.
При подготовке ивента учитывайте все мелочи: от дополнительных развлечений до внешнего вида официантов и дизайна пригласительных.
Нужно заранее определиться с местом проведения мероприятия, забронировать его. Обязательно стоит посетить его лично, доверять фотографиям может быть слишком опрометчиво.
6. Распределение зон ответственности.
Во избежание форс-мажоров важно определиться, за что будет отвечать каждый член команды на этапе подготовки и во время проведения ивента.
Чем больше будет использовано каналов распространения информации, тем выше вероятность, что вашим ивентом заинтересуются.
Это важная часть при проведении ивентов. Команда и обслуживающий персонал должны быть вежливы, ненавязчивы и не подавать виду, если события пойдут не по плану.
9. Финальная проверка.
За день до проведения ивента обязательно проведите итоговую проверку готовности персонала, техники, площадки, материалов и пр. Составьте чек-лист и пройдитесь по нему перед ивентом.
Чтобы объективно оценить, как прошел ивент, попросите гостей оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы сможете проанализировать возможные ошибки и избежать их в дальнейшем.
Роль персонала в организации ивента
Персонал — это ключевая составляющая любого события. Сотрудники отвечают за взаимодействие с гостями, организацию, проведение и контроль мероприятия. Ошибка, допущенная одним членом команды, может повлиять на впечатления посетителей от ивента.
Где найти сотрудников для проведения
Есть несколько способов поиска персонала для ивентов:
Публикация объявлений на работных сайтах.
Поиск в тематических группах в соцсетях.
Обращение к друзьям и знакомым, которые посоветуют ивент-специалистов.
Поиск организаторов мероприятий. Этот вариант наименее трудозатратный, так как поиском персонала займутся ивент-менеджеры с наработанной базой.
Заключение
Мы выяснили, что такое ивент, какие виды мероприятий существуют и что нужно для проведения хорошего ивента.
Event
Что такое event
Event или ивент — это мероприятие, направленное на продвижение продукта, бренда или услуг посредством личного взаимодействия. Event-индустрия целиком построена на событийном маркетинге, который организует event-мероприятия.
В русском языке существует несколько форм названия event-мероприятия: эвент или ивент. В переводе с английского слово означает событие, the event.
Существует множество форм event-маркетинга, каждая из них нужна для решения конкретных задач. Занимается этим процессом event-менеджер. Это сотрудник или целая команда, ответственные за проведение мероприятия «от и до» — от выбора формата до приглашения спонсоров и участников, анализа эффективности и выбора стратегии.
Почему важен эвент
Эвент — важный маркетинговый канал для предприятий B2B и B2C. Обычно его возможности используются для укрепления отношений с потенциальными и существующими клиентами. По своей сути любые event-мероприятия — это коммуникация, то есть способность четко передать нужное сообщение в подходящее время. Грамотно организованные ивенты дают возможность напрямую связаться с заинтересованными сторонами и донести свои идеи.
По данным Forrester Research, event-мероприятия составляют 24% маркетингового бюджета разных организаций и проводятся в количестве 3,2 миллиона ежегодно. Для повышения ценности бренда важен каждый ивент. Компания, работающая в любом секторе рынка, использует все возможности event-маркетинга, и в ближайшие годы эта тенденция будет только расти.
Эвент: типы мероприятий
Современные технологии в сочетании с растущей потребностью в эвентах привели к тому, что появились разные виды событий. Четкое понимание каждого типа event-мероприятия поможет определить, какие из них точно соответствуют вашим целям. Приведем подробный список.
Конференции
Конференции – самые популярные event-мероприятия. Обычно их расписание включает выступления различных спикеров, образовательные семинары и полезные тематические сессии. Самые успешные конференции — те, в которых профессиональная среда сочетается с позитивной атмосферой.
Выставки
Выставки с возможностью продажи — например, Интершарм, или без таковой — BusWorld, нацелены на профессиональную презентацию новых продуктов и услуг от различных брендов. Обычно у таких мероприятий есть общая тема, которая объединяет всех экспонентов — косметология, пассажирский транспорт, кулинария и многое другое.
Семинары или мастер-классы
Семинары обычно проходят в более камерной обстановке и в значительной степени ориентированы на обучение. Меньшее количество участников позволяет проводить более глубокие обсуждения и делиться ценными знаниями. Семинары обычно длятся 1 день, а часто — всего несколько часов.
Корпоративные мероприятия
Корпоративные мероприятия компании — часть реализации внутренней PR-стратегии и предназначены для обсуждения определенных тем. Например, для оценки прогресса, содействия запуску проекта или решения конкретной проблемы. Они распространены в компаниях с более чем 25 сотрудниками.
Деловые встречи
Периодические деловые встречи — это event-мероприятия, направленные на укрепление внешних связей между компаниями, обмен опытом и ценной информацией. Обычно на них обсуждаются различные темы, связанные с бизнесом.
Лидерские, сетевые мероприятия
Цель лидерских или сетевых мероприятий — укрепить авторитет бренда в определенной области и предоставить возможность встречи для людей со схожими бизнес-интересами. Этот тип event-мероприятия может включать присутствие VIP-персон или ориентироваться на общий доступ.
Церемонии, торжества, гала-концерты
Церемонии и торжества служат разным целям, но эти event-мероприятия имеют одну общую черту — они обеспечивают небанальную презентацию бренда, его продуктов или услуг. Будь то мероприятие по сбору средств в арт-музее или начало ежегодного собрания с концертом приглашенных звезд, это прекрасный способ отметить особое событие. Один из видов такого event-мероприятия — церемония награждения.
Запуск продукта
Эти ивенты используются для демонстрации новых продуктов или решений существующим и потенциальным клиентам. Цель event-мероприятия по запуску продукта – заинтересовать анонсированными технологиями и продемонстрировать преимущества товара.
VIP-мероприятия
VIP-мероприятия нацелены на предоставление наиболее влиятельным акционерам, клиентам и другим почетным гостям эксклюзивного и впечатляющего опыта. Цель VIP-мероприятия — в конечном итоге увеличить доход за счет поддержания лояльности среди ключевых фигур.
Ярмарки вакансий
Цель большинства ярмарок вакансий — найти новые таланты для компании, закрыть текущие вакансии, обычно в нескольких отделах. Мероприятия по набору персонала, обычно проводимые при колледжах и университетах, популярны среди стартапов или компаний, которые ищут персонал для расширения своего бизнеса.
Тимбилдинг
Мероприятия по тимбилдингу, образованию команды — особый формат корпоративных событий, которые проводятся, чтобы дать сотрудникам увлекательные и интересные способы сблизиться. Часто проходят в игровом формате. Ивент в игре помогает облегчить построение отношений внутри команды и познакомить людей из разных отделов, которые работают без прямого контакта друг с другом.
Промоушн-мероприятия
Цель промоушн-мероприятий — сформировать устойчивые эмоциональные связи между компанией и ее аудиторией. Например, это может быть стойка компании на профильном семинаре, куда направляются сотрудники для ответов на вопросы и общения. Поскольку построение отношений является основным направлением мероприятий этого типа, особенно важно знать, на какую конкретную аудиторию ориентироваться.
Виртуальные события
Виртуальные мероприятия идеально подходят для компаний, у которых нет ресурсов для проведения полномасштабного «живого» event-мероприятия. Особенно такой тип актуален во времена самоизоляции и пандемии. Виртуальные мероприятия позволяют участвовать в них людям со всего мира и стремятся привлечь участников с компетенциями в соответствующей сфере. Поскольку технологии виртуальной и дополненной реальности продолжают развиваться быстрыми темпами, виртуальные события могут со временем стать основной формой эвентов.
Как провести ивент-анализ: пример
Чтобы добиться максимальной отдачи от ивента, нужно поставить правильные цели и использовать соответствующие ключевые показатели эффективности, KPI. Проведение анализа event-мероприятия так же важно, как и само мероприятие. Приведем примерный список метрик для корректного ивент-анализа.
Количество регистраций
Общее количество регистраций является важным показателем для определения успеха event-мероприятия. Но этот показатель стоит уточнить. Вы можете просмотреть регистрации в течение определенного времени, чтобы увидеть, в какие месяцы был наибольший спрос. Или разделить их по типам билетов, чтобы понять, какие были наиболее популярными.
Выручка
Для платного event-мероприятия выручка — показатель, который требует отдельного изучения. Помимо общей полученной суммы, валовой доход может раскрыть другую важную информацию. Такие как демографические данные участников, которые приняли наиболее активное участие, тип билетов, которые были проданы наиболее быстро, и время года, когда продажи были на пике. Все эти ключевые показатели можно извлечь из цифр валового дохода.
Удовлетворенность участников
Какими бы ни были конкретные задачи, все event-мероприятия преследуют общую цель – чтобы посетители были довольны. Здесь важно уточнить ваше определение «удовлетворенности». Было ли целью просто развлечь участников во время конференции? Или вы хотели, чтобы они получили конкретные знания о вашем продукте? Убедитесь, что показатель удовлетворенности определен правильно, чтобы получить наиболее полное представление о ваших посетителях. Отличный способ измерить общую удовлетворенность посетителей – наша форма опроса.
Вовлеченность участников
Понимание вовлеченности — четкий индикатор того, было ли содержание event-мероприятия актуальным и ценным для посетителей. Любой эвент направлен на укрепление отношений с существующими и потенциальными клиентами. Поэтому мониторинг уровня их вовлеченности во время мероприятия поможет оценить успех построения отношений.
Упоминания в соцсетях
Event-мероприятия давно стали источником контента как для организаторов, так и для посетителей. Большинство визитеров создают цифровой контент на эвентах и делятся им в соцсетях. Поэтому максимальное количество упоминаний имеет решающее значение для общего успеха эвента и охвата аудитории по всему миру.
Взаимодействие со спикерами
Одна из основных целей — предлагать контент, который находит отклик у посетителей. Одним из основных источников контента event-мероприятия, скорее всего, будут выступления и основные доклады. Важно убедиться, что ваши спикеры предлагают ценные знания, которые помогают участникам.
Один из способов измерить эту метрику — следить за страницей профиля каждого выступающего на сайте эвента. Сколько раз её просматривали? Сколько лайков она получила? Эти показатели вовлеченности покажут, соответствовало ли содержание эвента его целевой аудитории.
Количество регистраций
Этот показатель важен сам по себе. Но для эвентов, которые длятся несколько дней и предполагают отдельную регистрацию на все события, важно понимать, какие из предложенных форматов набрали больше всего участников. Например, если в рамках эвента предлагалось несколько семинаров, запишите количество регистраций на каждый и сравните их с общим количеством регистраций на эвент. Стоит обратить внимание на большое расхождение между этими двумя цифрами. Собранные данные также помогут лучше понять демографию участников.
Соотношение затрат и доходов
Общая сумма дохода не имеет значения, если не сравнивать её с общей стоимостью event-мероприятия. Это соотношение имеет решающее значение, чтобы понять количество и качество ресурсов, которые потребовались, и выяснить, помогли ли затраченные средства достичь нужных целей.
Новые клиенты
По количеству целевых лидов, собранных на эвенте, можно отследить, какие из них фактически привели к сделке. Это поможет рассчитать прямую рентабельность инвестиций, ROI, в маркетинг event-мероприятия, и выработать стратегию на будущее. Понимание того, какая тактика сработала, а какая нет при попытке привлечь новых клиентов — решающий момент в event-маркетинге.
Количество целевых участников
Что значит этот KPI? Количество целевых участников позволит определить соответствие эвента интересам вашей аудитории. Успешные event-мероприятия предполагают высокий процент присутствующих целевых участников. Если профили присутствующих сильно отличаются от портрета потенциального клиента – это повод пересмотреть стратегию проведения.
Что такое ивент агентство: как создать бизнес на организации праздников
Ивент-агентство – это коммерческое предприятие, специализирующееся на проведении различных праздников. Подобные услуги оказывались всегда: организация детских утренников, свадеб, школьных выпускных вечеров – нередко поручалось фирмам, в которых трудились настоящие профессионалы. Ведущий, называемый тамадой, контролировал ход торжества, поддерживал уровень веселья среди гостей, а нанятые артисты обеспечивали развлекательную часть праздника.
Ранее не использовалось англоязычное понятие event-агентства. Это зарубежное слово в переводе означает «событие», в данном контексте – радостное. Иногда употребляется не совсем корректная транскрипция «эвент». Агентство этого типа может работать напрямую или оказывать посреднические услуги между творческими коллективами исполнителей и заказчиками. Как открыть рекламное агенство описано тут.
Event-бизнес специфичен. Заниматься им может не каждый, и далеко не все знают, с чего начать. Возможно, данная информация будет полезна тем, кто решил посвятить себя искусству создания праздничной атмосферы. Самое интересное – в конце.
Каковы особенности бизнеса?
Организация бизнеса по организации праздников (пусть читатель простит за тавтологию, но в этом случае без нее не обойтись) может иметь несколько направлений, аналогичных по форме, но различных по содержанию.
Ниже описан типовой проект бизнеса на праздниках, и приведен его примерный план с расчетами.
Плюсы и минусы бизнес идеи
Растущее количество ивент-агентств свидетельствует о привлекательности этого вида деловой активности. К плюсам развлекательного бизнеса можно отнести:
Недостатки ивент-бизнеса состоят в некоторых его специфических чертах:
Браться за ивент-бизнес рекомендуется энергичным людям, имеющим ярко выраженные творческие склонности.
Анализ рынка
Для ивент-бизнеса изучение существующих предложений – наиболее важная задача. Идея, кажущаяся свежей, может на поверку оказаться совсем не оригинальной. Услуга, на которую делается основная ставка, не будет пользоваться спросом. Возможны и другие варианты неблагоприятного развития событий. Без скрупулезного анализа рынка невозможно прогнозировать коммерческий успех.
Определение целевой аудитории
Результатом количественной и качественной оценки совокупности людей, составляющих потенциальную клиентуру, становится выбор главного направления деятельности.
Первое, что приходит на ум при упоминании ивент-бизнеса, организация свадеб. Следует учитывать, конкуренция в этой сфере очень высока. Что-то новое придумать трудно, а если это и удастся, инициатива обречена на провал из-за консервативности обряда бракосочетания. Молодожены и их родственники надеются, что событие состоится раз в жизни, и, как правило, не хотят экспериментов.
Организацию традиционной свадебной церемонии поручают компаниям с безупречной репутацией.
Но не стоит унывать! Есть множество других направлений, допускающих самое дерзновенное творчество. В организации праздников нуждаются разные социальные и возрастные группы – от детей до пожилых людей.
Важно понять, на какую часть общества позиционированы услуги ивент-агентства. Критериями служат такие параметры, как степень состоятельности, возраст, профессия и другие признаки, объединяющие возможных потребителей в условные группы.
Например, никто не может помешать позиционированию агентства, расположенного в портовом городе, на аудиторию моряков и их семей.
Определение ценовой политики
Спрос на ивент-услуги довольно высок. Они очень востребованы для проведения корпоративных и прочих мероприятий. Руководитель компании заранее знает сценарий, и если ему, примерно за то же самое предложат заплатить меньше, он согласится.
Конкуренты тоже знают об этой особенности, а потому их «обойти на повороте» будет сложно. В пользу соперников работает больший опыт, сложившееся многолетнее сотрудничество, связи с привлекаемыми исполнителями и другие объективные ресурсы.
Заведомо убыточный демпинг в ивент-бизнесе не рекомендуется. Надежды на восполнение потерь после завоевания господства вряд ли сбудутся. На подобные недозволенные методы последует предсказуемый ответ – «подножка», раз и навсегда убивающая репутацию. В последний момент откажется выступать приглашенный артист, или кто-то «нечаянно» испортит реквизит. В общем, это как раз случай со стеклянным домом и камнями, которыми не следует бросаться.
SWOT-анализ
SWOT-анализом называется элемент планирования будущей деятельности, учитывающий внешние и внутренние факторы, с высокой вероятностью способные повлиять на финансовый результат. Каналы воздействия разделяются на четыре вида:
Процесс SWOT-анализа состоит в составлении таблицы-матрицы указанных факторов и умозрительной оценке их силы воздействия. Рассмотрим пример для ивент-фирмы:
| Факторы | |
| Внутренние | Внешние |
| Преимущества | |
| Квалифицированная команда | Вероятность высокой востребованности |
| Уникальные идеи | Возможность расширения набора услуг |
| Наличие начального капитала | Отсутствие аналогичных предложений на рынке |
| Имеющаяся первичная клиентская база | |
| Угрозы | |
| Недостаточный опыт в оказании услуг | Сезонность спроса |
| Зависимость от привлекаемых артистов и специалистов | Нестабильность доходов целевой аудитории |
| Трудности привлечения клиентуры и ее удержания | |
| Возможности | |
| Рост спроса на услуги | |
| Расширение спектра предложений | |
| Создание уникальной event-площадки | |
| Преимущества | |
| Отсутствие антирейтинга | |
| Низкая конкуренция на выбранном направлении | |
| Доступность расценок | |
| Широкий спектр целевой аудитории | |
| Слабые стороны | |
| Малая известность компании | |
| Кадровый дефицит | |
| Сезонная нестабильность спроса | |
| Зависимость от сторонних специалистов | |
Результатом SWOT-анализа становится выработка мер, усиливающих слабые стороны и нивелирующих недостатки предлагаемой схемы работы. В данном случае они могут выражаться в рекомендации принятия следующих мер:
Проведение указанных мероприятий обеспечит устойчивое положение на локальном рынке ивент-услуг.
Стоит ли работать по франшизе?
Франчайзинг в ивент-бизнесе привлекает высокими возможностями, предоставляемыми с первых же дней работы агентства. Главное достоинство в том, что не нужно ломать голову над разработкой собственной концепции – эффективная действующая модель, сценарии, реквизит, рекламная поддержка и свой сайт уже есть. Можно действовать по инструкции, и прибыль обеспечена. Обучение сотрудников искусству развлечения предоставляется держателем франшизы.
Следует помнить, что эти преимущества приобретаются за деньги, и немалые – до трети миллиона рублей плюс ежемесячные отчисления. К тому же исключается такой фактор, как свобода творчества. Работать можно только «по писанному», и никак иначе.
Напрашивается вывод о том, что франшиза приемлема для предпринимателей, обладающих начальным капиталом и испытывающих дефицит креативности.
Бизнес-план агентства
В силу разнообразия event-бизнеса невозможно составить универсальный бизнес-план агентства организации праздников. При этом наблюдается единство затратных и доходных статей, на основании которых можно произвести примерные расчеты и определить срок окупаемости.
Сколько денег нужно для старта бизнеса?
«Цена входа» в ивент-бизнес относительно невысока, но ее необходимо знать, чтобы правильно оценить свои финансовые возможности. Сумму разовых расходов составляют следующие пункты сметы:
| Статья расходов | Сумма, тыс. руб. |
| Регистрация предприятия | 20 |
| Приобретение офисного оборудования | 140 |
| Аренда помещения за первый месяц | 30 |
| Ремонт и оформление офиса | 100 |
| Рекламное продвижение компании и услуг | 50 |
| Расходные материалы | 10 |
| Итого | 350 |
Как видно из таблицы, львиную долю начальных издержек составляют затраты на помещение, его ремонт и оснащение. По этой причине предприниматели, имеющие в распоряжении собственный офис и оргтехнику, получают фору перед конкурентами.
Какое оборудование выбрать?
Есть еще одна статья, не упомянутая в смете: реквизит. Он может быть недорогим или напротив, своей ценой перекрывать все остальные расходы. Существует выбор между арендой, лизингом или приобретением реквизита в собственность (в отдельных случаях – это животные).
Обладание главным «средством производства» часто служит побудительной причиной, по которой, собственно, и открывается event-агентство. Например, предприниматель, владеющий подходящей аппаратурой и музыкальными инструментами, в состоянии создать специализированную развлекательную фирму.
В случае, когда реквизит берется в лизинг или аренду, ежемесячные выплаты включаются в текущие расходы, а начальный взнос – в вышеприведенную таблицу стартовых затрат.
Рекомендации в отношении офисного оборудования стандартные: оно должно обеспечивать полноценное функционирование предприятия, возможность ведения бухгалтерского и налогового учета, делопроизводства.
Сколько денег нужно ежемесячно?
Составить бизнес-план праздничного агентства невозможно без учета ежемесячных расходов, в том числе, не зависящих от интенсивности работы предприятия. Типовые статьи приведены в таблице:
| Статья ежемесячных расходов | Сумма, тыс. руб. |
| Аренда помещения | 30 |
| Реклама услуг | 10 |
| Зарплата сотрудников | 60 |
| ЖКХ | 10 |
| Расходные материалы | 5 |
| Налоги и сборы | 20 |
| Итого | 135 |
В таблицу можно добавить гонорары привлекаемых исполнителей. Другой метод предполагает учет в доходной части только прибыли, составляющей разницу между ценой услуги и вознаграждением субподрядчиков.
Сколько можно заработать?
Прибыль ивент-компании может быть высокой, низкой и отрицательной – все зависит от рассмотренных выше внешних и внутренних факторов, влияющих на финансовый результат. Согласно статистике, сумма среднего чека развлекательной фирмы составляет 50 тыс. руб. Если компания работает уже несколько месяцев и набрала клиентскую базу, можно предположить, что она еженедельно обслуживает 1-2 мероприятия.
Приток денежных средств в этом случае составит 350-400 тыс. руб. От этой суммы нужно отнять рассчитанные выше ежемесячные расходы. Прибыль-брутто составит 215-265 тысяч рублей.
Окупаемость бизнеса
Возможность быстрого возврата вложенных средств – одно из важнейших преимуществ event-бизнеса. Окупаемость инвестиций при указанных расчетных данных произойдет за полтора, максимум, за два месяца. Именно за этот срок учредитель «отобьет» потраченные им 350 тыс. руб., если будет получать прибыль от 215 до 265 тысяч в месяц.
К этому периоду следует добавить еще месяц-два. За этот срок рынок нужно оповестить о предоставляемой услуге и привлечь как можно больше клиентов.
Правда, для уверенности в описанном финансовом результате нужна действительно удачная концепция и иные факторы, способствующие успеху. В реальной жизни «точка ноль» достигается приблизительно через полгода.
Как открыть бизнес по организации праздников?
Чтобы открыть эвент-агентство, нужна пресловутая «плодотворная дебютная идея». Но одной ее мало – требуется выполнить ряд действий организационно-хозяйственной направленности.
С чего начать бизнес по организации праздников
Перед тем, как «по-взрослому» вкладывать деньги, регистрировать предприятие, нанимать персонал и т. д., рекомендуется запустить услугу в пробном режиме. К сожалению, это не всегда возможно, но попробовать стоит. Если придуманная «фишка» вызывает живой интерес у потенциальной целевой аудитории, можно открывать агентство по организации праздников.
Кстати, в процессе тестирования иногда выясняется, что границы целевой аудитории заужены, а услуга нравится, например, не только детям, но и взрослым, и даже людям преклонных лет. Главное – определить степень востребованности и наибольшую цену, которую потребитель готов заплатить за полученное удовольствие.
Регистрация праздничного агентства
Чтобы открыть праздничное агентство, в большинстве случаев не требуются лицензий и других специальных разрешительных документов, за исключением деятельности, представляющей потенциальную опасность здоровью и жизни людей.
Для начала предпринимателю следует обратиться в ближайшее отделение ФНС и изложить свою идею. Он может зарегистрироваться как ИП, но для сотрудничества с корпоративными заказчиками (юридическими лицами, плательщиками НДС) предпочтительней форма ООО.
В зависимости от рода деятельности выбирается ОКВЭД: «организация праздников и мероприятий», «постановка театральных и оперных представлений», «фотографирование» или что-то иное, соответствующее направленности фирмы.
Покупать кассовый аппарат не обязательно – еще одно преимущество развлекательного бизнеса.
Затем предстоит регистрация субъекта хозяйственной деятельности в СЭС, Роспотребназоре и пожарной инспекции. После получения всех разрешений можно начинать работу. Стоимость оформления, как указывалось выше, составляет примерно 20 тыс. руб.
Какую систему налогообложения выбрать для event-агентства
Для event-агентства оптимальной является упрощенная система налогообложения (15% с оборота). Возможно также использование шестипроцентной ставки, но в этом случае необходимо документальное подтверждение всех издержек, вычитаемых из дохода, что излишне трудоемко и не всегда возможно.
При достижении высокой прибыли ООО переходит на общую систему налогообложения.
Помещение для праздничного агентства
В промышленных зонах офисы развлекательных фирм не размещаются. Поиск event-агентства должен быть максимально упрощен, необходимо наличие остановок общественного транспорта вблизи адреса, указанного в рекламных материалах. Лучше всего подходит центр города. Эти требования удорожают аренду, но, к сожалению, такова специфика бизнеса.
Нормальная площадь офиса event-компании обычно не превышает 50 м². Она разделена на функциональные зоны:
Важную роль играет оформление интерьера. Если атмосфера помещения не поднимает настроение посетителей, они вряд ли остановят свой выбор на таком event-агентстве.
Дополнительное оборудование составляет видеоаппаратура, предназначенная для демонстрации изображений и роликов, иллюстрирующих успешную деятельность предприятия.
Складское помещение праздничного агентства
Склад нужен, если для работы необходим объемный реквизит, и в офисе его держать неудобно или невозможно. Требования к помещению стандартны: оно должно обеспечивать сохранность предметов и возможность оперативной доставки.
Подбор персонала в event-агентство
Хорошо это или плохо, но в настоящее время нет учебной базы, готовящей кадры для ивент-агентств. Рынок не терпит пустоты, и возможно, вскоре появятся специализированные курсы или даже профильные факультеты. Пока же при наборе персонала учредители и управленцы руководствуются опытом претендента и его способностями – креативными и коммуникативными.
Ивент-менеджеру необходимо уметь договориться с клиентом, убедить его в преимуществах сотрудничества с фирмой, на которую работает. Это – главное, потому что все остальные вопросы можно решить, имея на руках нужную сумму.
Предприятию необходимы и другие штатные единицы – бухгалтер, водитель, кладовщик, администратор и т. д.
Какие услуги может предоставить event-агентство
Организация вечеринок как бизнес предполагает предоставление спектра развлекательных услуг. Из них наиболее типичны:
Возможны другие варианты, в том числе, уникальные, если они востребованы.
Рекомендуется следовать современным трендам индустрии развлечений:
Современный подход к event-бизнесу предполагает максимальное вовлечение публики в развлекательный процесс. Чем меньше пассивных созерцателей, тем лучше. В идеале, участниками становятся все.
Как раскрутить агентство?
Привлечение клиентов – процесс не менее творческий, чем организация самой услуги. Достижение этой цели обеспечивает коммерческую результативность, и для этого все средства хороши. Наиболее эффективные из них:
Остановимся подробнее на классической рекламе.
Реклама праздничного агентства
К традиционным рекламным средствами относятся:
Со временем расходы на рекламу могут быть снижены, но на первом этапе скупиться на нее не следует.
Возможные «подводные камни» и полезные советы
Как любой бизнес, деятельность event-агентства таит ряд специфических и коварных опасностей, подстерегающих новичков. От них никуда не уйти, но если их учитывать, можно избежать многих проблем.
Артисты любого жанра и уровня популярности всегда остаются людьми творческими. В этом их достоинства, но и недостатки тоже. Нельзя требовать от исполнителя безупречной дисциплины – он не солдат. Важно контролировать ситуацию и не допускать срыва запланированных программ. Руководитель должен понимать причины «творческих загулов» и прочих элементов богемной вольницы, а клиент не обязан «входить в положение». Если артист ценен, но за ним числятся «грешки», лучше перестраховаться и продублировать его личностью, возможно, менее яркой, но пунктуальной.
Экономия на оплате работы персонала и исполнителей – тупиковый способ повышения рентабельности. Еще Генри Форд говаривал, что нужно бояться не больших затрат, а малой прибыли. Хорошего исполнителя могут переманить, и тогда он будет приносить пользу другой ивент-компании.
Не стоит хвататься за все услуги сразу. Надо сосредоточиться на тех, которые оказать лучше не сможет больше ни один конкурент. Остальные виды развлечений будут лишь второстепенным дополнением.
Есть прямой смысл заводить и поддерживать дружеские отношения с любым начальством. Этот совет не означает призыва к подхалимству и тем более взяточничеству. Каждый руководитель – потенциальный корпоративный клиент. Можно позвонить и поздравить с торжеством или днем рожденья, пошутить, развлечь беседой. Будет нужен праздник – он вспомнит и обратится.
Необходимо защищать свою интеллектуальную собственность. Всегда найдутся охотники перенять хорошую идею, приносящую прибыль. Регистрация авторских прав избавит от пиратов и обеспечит немалый доход.
И еще один совет: не падать духом, если постигнут временные неудачи. Как говорят французы, терпеливым достается все. Есть талант – будет успех в event-бизнесе.